Compte rendu de l’assemblée générale de la Citadelle du jeu du 12/10/2020

Introduction

Le lundi 13/10/2020 s'est déroulée l'assemblée générale de la Citadelle du jeu. Neuf membres étaient présents. L'ordre du jour était :

• le bilan moral de l'année
• le bilan financier de l'année
• discutions à propos de l'annulation du salon
• discutions à propos des restrictions COVID mis en place
• élection du nouveau bureau

Bilan moral

Les 1er mardis du mois sont une valeur sûre. En effet, nous avons dû utiliser plusieurs fois la salle de réunion. De plus, les 3ème jeudi du mois ont été un succès. Une fréquentation moins bonne que celle des mardis car réservé aux adhérents, mais nous avons eu un certain public. La fiche de présence a été mieux respecté que l’année dernière.

Nous avons eu une entente plus confuse avec l’administration de la résidence de La Borie. Beaucoup de problème de communication dû au passage de flam- beau au nouveau bureau nous ont fait rater certains évènements (pot d’arrivée des étudiants notamment). Malgré cela, nous avons eu un changement de mo- bilier Donnant un bon coup de jeune à l’association.

Nous avons toujours autant de visibilité sur Limoges grâce au Forum des associations nous permettant de recruter des nouveaux membres afin de compenser le départ de nos anciens étudiants. L’évènementiel nous a appelé. Dans un premier temps, nous avons eu les Festi’jeux à Saint-Junien qui ont duré un weekend pendant lequel nous avons fait jouer de nombreuses personnes. De plus, nous avons participé au Japan Day sur Saint-Yrieix. Plusieurs de nos membres ont été présent afin de tenir différents stand et animations.

De plus, cette année a été marqué par la volonté des membres du bureau de relancer un salon propre à l’association. Des flyers ainsi que des affiches ont été réalisé par une graphiste. Une organisation sur l’espace à occuper, la nourriture, la durée de l’évènements, la mise en place de tournoi, tombola... De nombreuses choses tant en organisation qu’en communication ont été réalisé avec l’aide d’Alan de Sortilèges et d’Aurélia du G4meFes7. Malheureusement, le COVID 19 étant passé à ce moment là, le projet n’a pas pu voir le jour. Toutes ces démarches ne sont néanmoins pas perdues car elles sont encore prête à l’emploi et nous avons hâte de pouvoir vous les proposer dès que la crise sanitaire sera terminer. De plus, nous avons vu l’engouement que cela créait, tant chez les anciens membres que pour l’administration de la résidence. C’est pour cela que le projet est mis de coté mais en aucun cas annulé.

Enfin, à cause de la crise sanitaire actuelle, nous nous efforçons de garder la citadelle ouverte tout en respectant la volonté de la résidence universitaire. C’est pour cela que de nombreuses mesures ont été prise (port du masque, gel hydro alcoolique, réservation de la salle pour être 10 personnes maximum présentes). Elles sont pour le moment bien suivies et nous ferons tout notre possible pour assurer la continuité du jeu de société pour et par nos membres le plus longtemps possible.

VOTE : 12 Oui 4 Blancs

Bilan financier

Le bilan financier de l’association est globalement positif. En effet, l’association à obtenue 134.99€ de bénéfice cette année. L’utilisation du sumup a été appréciée par les membres bien qu’il fut assez peu utilisé. Le coûts des ecocup n’a pas encore été rentabilisé mais il ne sont pas perdu. St junien n’a pas encore réglé le montant de la prestation de la citadelle. Le coûts des charges classique, comme l’assurance ou le site web, n’ont pas évolué depuis l’année précédente.

VOTE : 9 validation, 4 Blancs.

Discutions à propos de l'annulation du salon

Bien que le salon ai été annulé le travail déjà effectuer n’est pas perdu et seulement en attente pour la prochaine fois, potentiellement l’année suivante. Le corona empéche encore de le mettre en oeuvre, a voir l’évolution dans l’année. Il a été décidé que le nouveau bureau devra statuer si le salon doit s’effectuer l’année suivante ou non et ce au plus tard en décembre 2020.
Les membres présents étaient motivés pour faire le salon selon la nouvelle dates. La motivation est néamoins toujours bien présente.
Le sujet du paiement de la graphiste a également été soulevé : il n’ toujours pas était effectuer. En effet, la citadelle n’a toujours pas reçu le bon permettant de la rémunérer. Cela s’explique notamment par le changement de direction de la résidence qui ralentie considérablement les prises de décision. Il a été décider que le bureau devra payer la graphiste au plus tard en décembre, de la poche de la citadelle si le bon n’est pas reçu a cette période.

Discutions à propos des restriction COVID mis en place

Restriction déjà mise en place

Le nombre de personnes autorisé dans la salle de l’association à été limité à 10 maximum selon les restriction imposé par la résidence. Du gel hydroalcolique est disponible pour tous les membres, son utilisation est obligatoire lors des soirées. De plus le port du masque est également obligatoire. Pour participer aux soirées, il est demandé aux membres de s’inscrire sur le forum en amont. L’emprunts des jeux a été suspendu.
Tous les mardis sont désormais des soirées "systématiques" afin de permettre au plus grand nombre des membres d’avoir une soirées propre à la citadelle.

Améliorations proposés

• Nettoyage régulier des surfaces.
• Prise en charge de l’organisation des mardi par le bureau
• Proposer plus de date que seulement le mardi
• Tenir a jour la liste des personnes participant à chacunes des soirées avec notamment les téléphones des intéressés.

Élection du nouveau bureau

Nombre de votant : 9
Nombre de procuration : 4
Total : 13

Membres qui se sont présentés :

• Mathieu
• Indiana
• Antoine

Résultats des votes :

• Mathieu : 13
• Indiana : 12
• Antoine : 10
• Marie-noëlle : 3
• Melissa : 3
• Vincent : 1
• Florant : 1

Les élus sont donc :

• Mathieu, Président
• Indiana, Trésorier et Secrétaire
• Antoine, membre du bureau