Procès verbal de l'assemblée générale constitutive du 28 mai 2018.

Étaient présents :

Vivien Plançon

Mathieu Lethuiller

Paul Pesquet

Philippe Gimenez

Pauline Goutorbe

Vincent Bappel

Sofiane Frioua

Yanis Callipolitis

Lucie K/bidi

Anthony Grondin

Patrick Fourcade

Alexandre Glize

Camille Kepeklian

Mélissa Patrit

Marie-Noelle Brunet

Ian Goulian

Wilsdorf Denis

Ont donnés procuration :

Alexandra Souquère à Mélissa Patrit

Bruno Jaubert à Yanis Callipolitis

Ordre du jour :

– Le bilan moral de l'année en cours

– Le bilan financier,

– Les questions diverses et projets pour l’année à venir (vus en réunion préparatoire)　:

Sollicitation pour participer à l'animation des 50 ans de l'Université

Participation à nouveau au Forum des associations en Septembre

Fixer la date de la soirée portes ouvertes de la rentrée

Organiser une seconde soirée fixe par mois

Collaboration avec la Compagnie Grise ?

Organisation d’un week-end jeux nous même ?

Nécessité de maintenir de bons liens avec le Conseil des résidents de La Borie (+ comment faire venir plus de résidents à la Citadelle)

Envisager l’augmentation de la cotisation pour s'aligner sur les croussiens (euro symbolique pour ces derniers ?) (quel tarif pour les croussiens des autres résidences ? + Comment gérer les inscriptions lors de la soirée porte ouverte)

Pertinence et faisabilité de la création d'un groupe Discord sur le site

Insister sur la nécessité de remplir le calendrier sur le forum (comment le faciliter ?)

Démarcher les deux nouvelles Escape Game de Limoges

Inventaire des jeux à faire

Ménage à faire (mais moins que l'an dernier ;) )

Nécessité d'ajouter une armoire

– L'élection du nouveau bureau pour l'année à venir.

Bilan moral :

Les premiers mardis du mois ont bien fonctionné cette année encore, avec une fréquentation accrue . Globalement l'association est plus active, la ou les salles ont été utilisées 2 à 3 soirs par semaine. Il faudrait cependant veiller à mieux remplir la fiche de présence. A contrario la fiche de suivi d'emprunt des jeux est bien utilisée.

Cette année nous avons eu une bonne entente avec le conseil des étudiants et pu proposer des projets communs. Nous avons eu plus d’étudiants de la cité universitaire La Borie au sein de l'association.

Cette année nous nous sommes à nouveau investis dans l’événementiel avec notamment la participation au G8meFes7. Nous étions responsable d'une après midi chasse au trésor et de la soirée jeu de rôle. Il est possible qu'a l'avenir nous organisions aussi une murder pour eux.

Nous avons bénéficié d'une meilleure visibilité sur internet, dans les journaux gratuit de la ville et dans le journal des associations. Nous avons aussi remis en service le compte Instagram de l'association, pour améliorer notre présence sur les réseaux sociaux. Le forum a été mieux et plus utilisé. La page Facebook de l'association demeure une vitrine utile mais même lors des problèmes avec le site internet (panne) le groupe de discussion Facebook n'est pas utilisés par les membres pour discuter entre eux ou organiser leurs activités..

Nous avons réaliser des flyers banalisés, qui peuvent être utilisés et distribués de façon indifférenciée toute l'année. Leur coût est moindre que celui des cartes de visites, puisqu'ils sont généreusement imprimés gratuitement par le service reprographie de l'université.

Nous avons développer de nouveaux partenariats commerciaux avec la boutique de vêtements Curiosity (qui malheureusement ferme ses portes), le Jean Burger, et un projet avec le Subway.

Nous sommes en cours de conception d'un petit addendum sur la Citadelle du Jeu au dossier d’accueil du CROUS.

Vote : 18 pour ; 0 contre ; 1 abstention. Le bilan moral est validé par l'assemblée.

Bilan financier :

Les dépenses de l'année s'élèvent à 236,17 euros et comprennent notamment l'assurance de l'association, le coût du site internet.

Les recettes de l'association s'élèvent à 419,7 euros, en lien avec les recettes de ventes de snacks et une vente de mobilier à un membre.

L'association est donc bénéficiaire de 183,3 euros. C'est une extrêmement bonne nouvelle pour la santé de l'association. La remise en place notamment de la vente de consommables alimentaires est très bénéfique. Cependant il est à prévoir une augmentation des coûts pour l'année à venir. Le coût de l'assurance risque d'être amené à augmenter si le nombre de membres continus de croître. Le coût du site internet aussi, dans un but d'avoir un site plus sécurisé et moins sujet aux pannes.

Vote : 18 Pour 0 Contre 1 Abstention. Le bilan financier est validé par l'assemblée.

Questions diverses et projets :

Le jeudi 25 octobre 2018, nous participeront aux 50 ans de l'université au zénith de Limoges comme animateurs. Nous tiendrons un stand de jeux de plateaux et solliciterons nos membres, 5 à 6 personnes pour animer la soirée.

Nous renouvellerons notre participation au forum des associations, le 8 et 9 septembre 2018. La demande de stand a été faite, nous attendons la confirmation, comme les années précédentes.

La date des portes ouvertes a été fixée au 18 septembre 2018, juste après le forum des associations et 2 semaines avant la soirée mensuelle d'octobre.

La question de formaliser une seconde soirée mensuelle, les 3èmes mardi du mois, réservée aux membres a été abordée. Ces soirées auraient pour but de favoriser l’adhésion des personnes qui viennent seulement aux soirées mensuelles, en donnant un avantage supplémentaire aux membres. Nous avons décidés, après une discussion avec les présents, de tester cette proposition sur les mois d'octobre, novembre et décembre, avant de prendre une décision formelle.

Nous avons décidé de mettre un terme à l'ébauche de projet avec la Compagnie Grise, au vu de l'impossibilité d'obtenir un consensus au sein des présents. Cependant nous leurs assureront que si à l'avenir leur bureau nous recontacte, nous serons ravis de collaborer avec eux.

Nous envisageons d'organiser par nous même un week-end de jeu au sein des locaux de l'UL Factory. Nous sommes en attente de réponse de leur part pour pouvoir avancer sur ce projet.

Nous avons voté (Votes: 15 Pour 4 Contre) l'augmentation des cotisations à 10 euros pour nous aligner sur les frais culturels réclamés aux étudiants de la cité universitaire.

Le sujet de site internet a ensuite été abordé et nous avons décidés de passer à une offre en https, pour sécuriser le site. Nous avons aussi décider d’intégrer un module Discord et de créer un discord officiel de la Citadelle du Jeu, pour faciliter la discussion instantanée en groupe. Il a aussi été demandé à chacun, de mieux remplir le calendrier du site. Certains ajustements ont été vus avec le webmaster, comme par exemple le fait de pouvoir choisir, par le biais d'une option cochable, si la création d'un événement dans le calendrier crée ou non un post sur le forum.

Nous voudrions réaliser un inventaire cette année. Le ménage a été fait plus régulièrement, et seul les sols doivent être refaits cet été.

Par le biais, de la présidente du conseil des étudiants, nous avons appris qu'il restait des financements culturels à la cité universitaire, les membres ont donc émis des souhaits : de nouveaux jeux de plateaux, de nouveaux livres de base de jeux de rôles, une à deux nouvelles armoires pour ranger les jeux, la possibilité d'avoir une connexion internet Wifi, une nouvelle bannière et un kakemono. Ces requêtes seront transmises à Mme Wemelle.

Nous avons eut la réponse quant à l’accès à l'association cet été (fermeture de la résidence pour travaux) : nous pourrons y accéder mais en l'absence de personnel après 17h, il faudra venir chercher les clefs avant cette heure la. Nous avons décider de réserver l’accès aux membres strictement cet été, au vu de la grande confiance qui nous a été accordée.

Élection du bureau :

Lucie : 1 voix

Marie Noelle : 15 voix

Mathieu : 12 voix

Mélissa : 14

Paul : 4 voix

Philippe : 3 voix

Bulletins nuls : 4

Blancs : 0

Sont élus au suffrage universel à la majorité, Marie-Noëlle, Mathieu et Mélissa,

Au sein du bureau est voté à l'unanimité que Marie Noëlle sera notre grande Imperatrix, Mélissa Grande argentière-Chancelière et conservera son rôle de Héraut de la Citadelle du Jeu.