Association La Citadelle du Jeu

Cité U La Borie, 185 avenue Albert Thomas

87065 Limoges

Procès verbal de l'assemblée générale constitutive du 23 Mai 2017

Étaient présents :

• • KEPEKLIAN Camille
  • CALLIPOLITIS Yanis
  • BRUNET Marie-Noëlle
  • BAPPEL Vincent
  • FAGUET Denis-Henri (procuration donnée à PATRIT Mélissa)
  • SOUQUÈRE Alexandra
  • PATRIT Mélissa
  • FRIOUA Sofiane (procuration donnée à CALLIPOLITIS Yanis)
  • GOUTORBE Pauline
  • PLATANE Corentin (procuration donnée à KEPEKLIAN Camille)
  • PESQUET Paul

Ordre du jour :

• le bilan moral de l'année en cours,

• le bilan financier,

• des questions diverses (projets pour l’année à venir),

• l'élection du nouveau bureau pour l'année à venir.

Bilan moral :

En 2016, nous avons obtenu une subvention de 500€ auprès de la Directrice pour acheter de nouveaux jeux, ainsi que 50€ pour des consommables (articles de bureau, de nettoyage, gobelets...).

Nous nous sommes aussi doté de cartes de visites, en partie dans la perspective de notre participation au Forum des associations de la ville de Limoges. A cette occasion nous avons tenu un stand durant deux jours, discuté avec de nombreuses personnes (membres potentiels et partenaires) et notre présidente a été interviewée par Radio France Bleu.

Le site internet a été mis en activité, ainsi que le nouveau forum qui le compose.

Nous avons organisé des portes ouvertes, dont la première soirée de promotion nous a permis d’attirer une soixantaine de personnes.

Nous avons mis en place des partenariats commerciaux avec plusieurs boutiques et organismes de Limoges : Steam (escape room), Sortilège, Jump Park, auprès desquels les membres de l’association disposent de réductions diverses.

Des cartes de membre ont été mises en place, justifiant ainsi auprès des commerçants de la réduction, et dorénavant nécessaires pour accéder à la salle, suite à des ouvertures intempestives.

Durant l’année, les soirées du 1er mardi mois ont été maintenues et ont même encouragé des membres à prévoir plus de soirées dans le mois.

Suite à un changement de Directeur, les cotisations, qui ne sont plus reversées au CROUS, ont été maintenues suite à une assemblée extraordinaire, à un tarif de sept euros, qui sont maintenant gagnés par l’association.

Nous avons obtenu une vingtaine de chaises gratuitement pour aménager la salle (et éviter d'emprunter celles de la salle de réunion).

La présidente, qui avait pris l’engagement de ne pas racheter de Windows Phone, n’en a effectivement pas racheté.

Le bilan est globalement positif, puisque de nouveaux membres sont maintenant arrivés, certains même vivant dans la résidence du CROUS, bien que le profil de la Citadelle change peu à peu.

Dix votes positifs et un vote blanc sont comptabilisés, le bilan moral est validé.

Bilan financier :

D’avril à avril, on note une dépense de 379,24€, qui comprend en premier lieu l’assurance, le nom de domaine du site internet, les cartes de visite entre autres, mais cela ne compte pas l’apport des cotisations (et dons généreux) à hauteur de 133€, que l’on pourra trouver dans le relevé de mai.

On compte quatre votes blancs, sept votes positifs, ce qui valide ce bilan financier.

Questions diverses :

Il apparaît clairement qu’après ces deux dernières années plus dynamiques, qui a vu la Citadelle à nouveau fréquentée plus régulièrement, il faille à présent trouver des solutions pour gagner un peu d'argent, l’association ne pouvant pas continuer à en dépenser chaque année indéfiniment sans en gagner.

Afin de trouver un financement plusieurs projets seront envisagés : placer des consignes sur les gobelets, qu’il faudrait donc acheter. Cependant, nos soirées ne semblent pas réunir suffisamment de personnes pour que ce système soit intéressant. Il nous faudrait trouver des subventions, mais le silence du directeur ne facilite pas les choses, nous pensons à prendre contact avec sa supérieure. La question des consommations payantes devra aussi être réétudiée.

Continuer à promouvoir l’association, à travers le forum des associations en partie, et la soirée portes ouvertes d’autre part, qu’il serait d’ailleurs bien de prévoir à l’avance (réserver la salle, organiser plusieurs initiations au JDR...), à la mi-septembre à priori comme l'année passée. Faire plus de promotion dans toutes les résidences, et un flyer fixe qui permet de faire de l’affichage toute l’année. Apparaître plus souvent dans le Vivre à Limoges ou l’Agenda culturel pourrait également être intéressant.

Créer un porte-étendard pourrait aller dans le sens de cette promotion.

L’emprunt des jeux pose problème : un système de substitution a paré au plus pressé en mettant une feuille à remplir sur l’armoire, mais il faut réfléchir à une solution plus durable (emprunter entre deux 1ers mardis du mois dans un cadre de contrôle).

Effectuer un inventaire des jeux pourrait être nécessaire très bientôt.

Le ménage, en particulier des sols, est à faire avant la rentrée.

Il faudrait mieux renseigner les nouveaux membres sur les avantages d’être membre à la Citadelle du Jeu.

Réintroduire les mardis plateaux, qui auraient lieu tous les mardis en plus de la soirée ouverte du Premier mardi du mois qui fonctionne bien et autour de laquelle nous continuerons de communiquer. Les gens qui y viendront devront alors payer les sept euros de cotisation pour occuper les locaux.

Le bureau a été dissout.

Élection du nouveau bureau :

Se présentent : KEPEKLIAN Camille, PATRIT Mélissa, GOUTORBE Pauline, BRUNET Marie-Noëlle. Sont élues au bureau KEPEKLIAN Camille avec six voix, PATRIT Mélissa avec neuf voix, GOUTORBE Pauline avec huit voix et BRUNET Marie-Noëlle avec neuf voix, deux votes blancs sont comptabilisés.

Le bureau se réunit, et détermine que Marie-Noëlle BRUNET est à nouveau présidente de l'association, et Pauline GOUTORBE, trésorier-secrétaire.

Les membres du conseil ainsi désignés acceptent leurs fonctions.